Как ЛГБТ-инициативная группа «Стимул» экономит 22 часа в месяц на рассылках

Некоммерческие организации часто принимают пожертвования на развитие проекта. Здорово, когда каждый неравнодушный человек может получить благодарность за помощь и точно знать, что деньги получены и отправятся на благое дело. В этой статье расскажем, как мы автоматизировали рассылку благодарственных писем для правозащитного проекта «Стимул» и сэкономили 22 часа их рабочего времени в месяц.

О «Стимуле»

Это инициативная ЛГБТ-группа из Москвы. В 2015 году ребята запустили службу правовой помощи представителям ЛГБТ-коммьюнити и их близким. Цель проекта — добиться равных прав для всех, не оглядываясь на гендерную идентичность и сексуальную ориентацию. Правозащитники помогают пострадавшим от насилия и дискриминации, беженцам и оказавшимся в непростой ситуации ЛГБТ-людям получить бесплатную юридическую помощь. Специалисты группы сопровождают людей во время визитов в суды и другие государственные органы и представляют их интересы. За пять лет «Стимул» помог уже 3000 людям.

«Стимул» — неправительственная организация и не получает никаких дотаций. Для того, чтобы развивать свой проект, «Стимул» сотрудничает с партнерами, продаёт мерч и принимает пожертвования.

Какая была задача

На сайте «Стимула» есть раздел «Пожертвовать», где каждый желающий может помочь развитию проекта. Можно сделать разовый перевод или подписаться на регулярный ежемесячный платеж. В этом случае средства списываются с карты автоматически.

Нужно было настроить автоматическую рассылку благодарственных писем, которые будут получать все люди, сделавшие разовое пожертвование или оформившие подписку на регулярные платежи. А также отправлять информацию об отмене подписки, нехватки средств, или о том, что через 2 месяца у карты закончится срок службы.

Как решали задачу

Сайт «Стимул» был подключен к сервису приема онлайн-платежей СloudPayments. Поэтому сначала его нужно было интегрировать с платформой для автоматизации маркетинга enKod. Здесь особых проблем не возникло, так как в документации сервиса подробно описана вся последовательность действий.

После интеграции, мы приступили к обработке платежей. Для этого, мы забираем по API все платежи, совершенные за день. А затем действуем по следующему алгоритму:

• смотрим был ли обработан конкретный платеж. Это нужно для того, чтобы избежать повторной отправки письма.
• обращаем внимание на статус транзакции, чтобы выяснить, успешно ли прошел платеж. А также на сумму транзакции, так как ее нужно указать в письме.
• смотрим, не заканчивается ли срок действия карты. Если карта истекает, нужно сообщить человеку о том, что следующий платеж может быть не совершен.

Если с транзакцией все в полном порядке, пользователь получает автоматическое письмо с благодарностью за пожертвование. Если на карте недостаточно средств, или скоро у нее закончится срок службы, то пользователь получит соответствующие уведомления.
Сами письма выглядят вот так:

Результаты

В среднем «Стимул» получает около 40 пожертвований в месяц. Мы подсчитали, что на отправку писем вручную у ребят уходило бы примерно 22 часа в месяц. Прелесть автоматизации рассылок в том, что можно не тратить время на рутинные процессы, а использовать его для более важных задач. Например, помочь большему количеству людей.

А вот что думает о нашей совместной работе Екатерина Светашкова, которая занимается проектной деятельностью в «Стимул».

Спасибо за классный продукт и качественную оперативную поддержку, готовность всегда помочь и дружелюбно ответить на самые глупые вопросы, внимание к потребностям пользователей и доброжелательность. Теперь мы экономим уйму времени и человеческих ресурсов на работу с частными донорами и подписчиками. Еще ребята помогли нам сделать крутейший дизайн для писем, и отправлять их теперь — одно удовольствие. Искренне рады сотрудничеству с enKod!

Екатерина Светашкова

Проектный деятель в правозащитном проекте «Стимул»